Kamis, 10 Januari 2013
Manajemen
administrasi perkantoran
Manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen
yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang
lainnya.
Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan
pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yang
melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan
rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun),
mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan
(melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan
mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh
rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work).
Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:
·
mengetik (typing)
·
menghitung (calculating)
·
memeriksa (checking)
·
menyimpan warkat/arsip (filing)
·
menelepon (telephoning)
·
menggandakan (duplicating)
·
mengirim surat (mailing)
·
dan kegiatan lain.
Aspek-aspek manajemen perkantoran
Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi
rangkaian aktivitas antara lain:
·
Manajemen dan pengarahan
·
Tata laksana/penyelenggaraan
·
Pelaksana secara efisien
·
Manajemen
·
Pengawasan
·
Pengendalian dan pengawasan
·
Pengarahan dan pengawasan
·
Pengarahan
·
Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian
Faktor-faktor menurut Edwin
Robinson menyebutkan :
·
pegawai
·
Material perlengkapan
·
Persayaratan
·
Metode
Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald
(office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :
·
Kepegawaian perkantoran (office personel)
·
Metode perkantoran (office methods)
·
Perlengkapan perkantoran (office equipment)
Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)
·
Biaya perkantoran (office costs)
·
Haluan atau kebijakan perkantoran (office
policies)
·
Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang
kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :
·
ruang perkantoran (office space)
·
komunikasi (communications)
·
kepegawaian kantor (office personnel)
·
perabotan danperlengkapan kantor (furniture and
equipment)
·
peralatan dan mesin (appliance and machine)
·
perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
·
metode (methods)
·
tata warkat (records)
·
kontrol pejabat pimpinan (executive controls)
Tujuan
Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang
berjudul Office Management and Control, yaitu :
·
Memberikan semua keterangan yang lengkap dan
diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan
perusahaan secara efisien
·
Memberikan catatan dan laporan yang cukup
dengan biaya serendah-rendahnya.
·
Membantu perusahaan memelihara persaingan.
·
Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
·
Membuat catatan dengan biaya minimal
·
Kegiatan manajemen administrasi antara lain :
·
Pengadministrasian seluruh kegiatan
·
Menginventarisasi peralatan kantor
·
Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk
kepentingan manajemen.
·
Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah
untuk diakses oleh yang membutuhkan.
